Przedsiębiorstwa płacą za utrzymanie oprogramowania, choć go nie używają

Jak wskazuje Deloitte, praktycznie każda polska firma ma programy, z których nikt nie korzysta. Najczęściej przyczyną tego jest wdrożenie nowszych rozwiązań. Często kupuje się oprogramowania na potrzeby nowego projektu, który jednak nie został zrealizowany. Pozostałe przypadki to po prostu efekt nieznajomości potrzeb własnego przedsiębiorstwa.
– O ile z licencją wieczystą, będącą spadkiem po historycznym systemie lub zapomnianym projekcie trudno cokolwiek zrobić, o tyle firmy powinny zadbać o wygaszenie utrzymania niewykorzystywanego oprogramowania komputerowego – mówi Bartosz Zając, ekspert Deloitte. –  Jest o co walczyć, bo roczny koszt takiej usługi sięga 30 proc. wartości licencji.

Aż 68 proc. firm posiada równocześnie braki licencyjne, które skutkują zobowiązaniami wobec producentów. Zwyczajowo zbyt mało czasu poświęca się na sprawdzenie umowy podpisywanej z dostawcą, a warunki licencyjne bywają skomplikowane i trudne do zrozumienia.

Jak zauważa Wojciech Winogrodzki, prezes białostockiej spółki T-Matic Grupa Computer Plus, rzeczywiście nasze firmy mogą w tym zakresie zredukować koszty. Wystarczy, aby zwracano uwagę na większą edukację pracowników w tej sferze.
– Warto inwestować w kompetencje teleinformatyczne pracowników – mówi Wojciech Winogrodzki. – Chodzi o lepsze wykorzystywanie możliwości oprogramowań. Należy przywiązywać większą wagę do zarządzania nimi, warunków licencji, które często są bardzo skomplikowane. Ważna jest wiedza dotycząca tego, jak nabywać oprogramowanie, jak za nie płacić.

Te spostrzeżenia podzielają eksperci z Deloitte.
– Najczęstszą przyczyną niedoborów licencyjnych jest nieznajomość warunków licencyjnych – mówi Bartosz Zając. – Firmy poświęcają za mało czasu na przestudiowanie umowy z dostawcą oprogramowania, a warunki licencyjne dla poszczególnych produktów akceptowane są niemal automatycznie. Osoby, które z czystym sumieniem mogą zaznaczyć pole „Zapoznałem się i akceptuję warunki umowy licencyjnej” w trakcie instalacji oprogramowania należą do nielicznych wyjątków. Inną sprawą jest to, że warunki licencyjne bywają skomplikowane i nie zawsze są zrozumiałe już po pierwszej lekturze. A według dostawców oprogramowania niezrozumienie warunków licencyjnych nie usprawiedliwia jednak nieprawidłowego sposobu korzystania z ich produktów.

Eksperci twierdzą, że niezbędny jest audyt wewnętrzny w firmach. Pozwoli on określić liczbę licencji na stanie i rzeczywiste zapotrzebowanie, a w konsekwencji zidentyfikować nieużywane oprogramowanie i braki licencyjne. Taki przegląd może stanowić podstawę do dalszych zakupów i dyskusji z dostawcami oprogramowania w celu precyzyjnego określania potrzeb zakupowych. Aby zapewnić ciągłą zgodność z warunkami licencyjnymi, działania te powinny być włączone w roczny plan audytu wewnętrznego. 

Optymalne zarządzanie licencjami
Dostawcy oprogramowania oferują zaawansowane narzędzia typu Software Asset Management wspierające zarządzanie licencjami. Warto jest rozważyć ich wykorzystanie, szczególnie w sytuacji, kiedy infrastruktura informatyczna jest rozproszona terytorialnie lub gdy wykorzystujemy technologię wirtualizacji serwerów.
Zdaniem ekspertów Deloitte optymalne zarządzanie licencjami oprogramowania komputerowego pozwala ograniczyć zbędne wydatki. W tym celu firmy powinny dokonać oceny istniejącego procesu oraz porównać go z najlepszymi praktykami w branży, a także standardami opracowanymi przez Information Technology Infrastructure Library i International Standards Organization.