Czy wynajmując mieszkanie przetwarzam dane osobowe najemcy? To pytanie, które trzeba sobie zadać w kontekście RODO, którego wejście w życie w Polsce jest już kwestią dni. Podkreślić należy, że nie wszystkie umowy najmu mieszkań podlegać będą temu obowiązkowi. RODO nie ma zastosowania m.in. do przetwarzania danych przez osobę fizyczną w ramach czynności o charakterze czysto osobistym lub domowym.

Inwestycje w lokale mieszkalne cieszą się coraz większą popularnością wśród Polaków. Pragnąc zabezpieczyć się na przyszłość kupujemy mieszkania pod wynajem. Zawierając umowy najmu lokalu mieszkalnego koncentrujemy się na kwestiach związanych z okresem najmu, czynszem, czy też kaucją. Często, zapewne nieświadomie, w ramach oceny ryzyka pomijamy zagadnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych. Czy umowa najmu mieszkania podlega wymogom RODO? Czy wynajmujący trudniąc się inwestycyjnym wynajmem mieszkań podlega reżimowi ochrony danych osobowych?

Z całą pewnością, w związku z wykonywaniem umowy najmu, najemca powierza wynajmującemu do przetwarzania swoje dane osobowe. Przez dane osobowe rozumie się informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, zaś proces ich przetwarzania sprowadza się do wszelkich operacji na tych informacjach, które polegają m.in. na zbieraniu, utrwalaniu, organizowaniu, przechowywaniu, modyfikowaniu, usuwaniu lub niszczeniu.

Podkreślić należy, że nie wszystkie umowy najmu mieszkań podlegać będą temu obowiązkowi. RODO nie ma zastosowania m.in. do przetwarzania danych przez osobę fizyczną w ramach czynności o charakterze czysto osobistym lub domowym.

Rozporządzenie wyjaśnia, że działalność czysto osobista lub domowa to przede wszystkim działalność niezwiązana z działalnością zawodową lub handlową. Dlatego też, umowy najmu mieszkania zawierane przez podmioty nieprofesjonalne (zawodowo nie trudniące się tym) nie podlegają RODO. Natomiast najem mieszkania na dni oferowany za pośrednictwem portalu rezerwacyjnego wiązać będzie się z obowiązkiem zabezpieczenia danych osobowych najemcy.

Dlatego też, strony takiej umowy powinny ustalić cele i sposoby ich przetwarzania. Dodatkowo, w przypadku w którym najmowane mieszkanie znajduje się w budynku chronionym lub monitorowanym, koniecznym może okazać się dalsze powierzenie danych osobowych firmie ochroniarskiej.

Długi majowy weekend zaczyna się już w piątek 27 kwietnia. Warto przed tym dniem rozliczyć PIT za 2017 r. by szybko rozpocząć beztroską majówkę. Jak to zrobić? Kliknij po prostu w tekst a dowiesz się wszystkiego!

Ważnym jest, aby wynajmujący zakomunikował najemcy, którego dane będą przetwarzane, cel i podstawy prawne planowanych działań, jak również przysługujące mu prawa. Do podstawowych praw najemcy zaliczyć należy m.in. prawo do informacji, prawo dostępu do danych; prawo sprostowania danych; prawo do przenoszenia danych; czy chociażby prawo do bycia zapomnianym. Jednocześnie, takie komunikowanie powinno odbyć się w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, przy wykorzystaniu jasnego i prostego języka.

Ponadto, w sytuacji otrzymania żądania od najemcy, wynajmujący jako podmiot przetwarzający dane osobowe, bez zbędnej zwłoki, jednakże w terminie nie dłuższym niż miesiąc, powinien udzielić informacji o działaniach związanych z realizacją wyżej wskazanych praw. Co istotne, takie informacje zasadniczo powinny być udzielane w sposób bezpłatny.

Zgodnie ze stawianymi wymogami, strony umowy na mocy której dochodzi do przetwarzania danych osobowych, powinny współpracować w zakresie wdrażania właściwych środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku. Wyrazem takiego współdziałania powinna być odpowiednio skontruowana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, która powinna zostać zawarta pomiędzy najemcą i wynajmującym. Przedmiotowa umowa może zostać zawarta odrębnie od umowy najmu, bądź też polegać może na zredagowaniu i dodaniu odpowiedniej klauzuli powierzenia przetwarzania do samej umowy najmu.

Wartym zaakcentowania jest również fakt, że wynajmujący jako administrator danych osobowych najemcy powinien korzystać wyłącznie z usług podmiotów, które dają odpowiednie gwarancje spełnienia wymogów wynikających z rozporządzenia RODO. Konsekwetnie, w przypadku, w którym wynajmujący wspiera się podmiotami zewnętrznymi na potrzeby np. zarządzania budynkiem i w związku z tym przetwarza dane osobowe, to koniecznym elementem jest wyrażenie zgody na dalsze podpowierzenie przetwarzania danych osobowych najemcy.
W przypadku braku takiej zgody, wynajmujący nie ma prawa dalszego przekazania danych osobowych, zaś w przypadku faktycznego przekazania naraża się na zarzut naruszenia postanowień RODO. Takie naruszenie może okazać się dość kosztowne, albowiem niezależnie od ostrzeżeń, upomnień czy też nakazów, organ nadzorczy w zależności od rodzaju naruszenia może wymierzyć karę finansową do 10 lub do 20 mln euro, a w odniesieniu do przedsiębiorstwa do 2 proc. lub do 4 proc. całkowitego obrotu z poprzedniego roku, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Karol Tarniowy, adwokat kancelarii KOLS specjalizujący się w prawie nieruchomości

PRZECZYTAJ, BO WARTO: